Comment calculer les charges locatives ?

Les charges locatives représentent l’ensemble des charges que le propriétaire est en droit de réclamer au locataire. La loi reste assez floue sur ce sujet et il est important de bien connaître ce que dit la jurisprudence afin d’être certain de ne pas se mettre en défaut vis-à-vis de son locataire. Dans l'article ci-dessous, les gestionnaires immobiliers E-gérance vous informe sur le fonctionnement des charges locatives et sur les bonnes méthodes pour vous mettre en conformité par rapport à votre locataire.

Distinction entre charges au réel et charges forfaitaires

Tout d’abord, en préambule, il est important de faire une distinction entre les charges locatives qui sont payées par le propriétaire puis récupérées ensuite sur le locataire en fonction de la durée d’occupation des lieux et les travaux ou les différentes réparations que le locataire doit effectuer si des dégradations ont eu lieu durant son occupation.

Pour les charges locatives, il existe deux méthodes d’affectation en France en fonction du type de location et aussi du choix du propriétaire : 

  • Pour un logement loué vide et hors colocation, le propriétaire n’a pas le choix et doit appliquer le régime de calcul des charges locatives au réel. Ce régime consiste à calculer une provision sur charges en fonction des charges locatives de l’année passée et à effectuer une éventuelle régularisation à la fin de l’année lorsque le propriétaire reçoit le décompte des charges définitives.
  • Pour les logements loués meublés et ceux loués en colocation, le propriétaire a le choix entre appliquer le régime au réel ou appliquer un régime dit forfaitaire. Les charges locatives forfaitaires correspondent à un montant fixe sur lequel le propriétaire et le locataire se mettent d’accord au moment de la signature du bail de location et qui est prélevé chaque mois en plus du loyer. Si le régime forfaitaire est appliqué, le propriétaire ne pourra pas effectuer de régularisation des charges en fin d’année.

Le calcul des charges locatives

Dans le cadre du régime forfaitaire, le calcul des charges locatives doit intégrer l’ensemble des charges imputables au locataire sans en omettre, car il n’y a pas de régularisation possible. Le propriétaire devra toutefois être vigilant à ne pas demander un montant "manifestement disproportionné" au locataire, au risque de se mettre en faute vis-à-vis de la loi.

Dans le cadre du régime au réel, le propriétaire doit calculer une provision sur charges locatives en prenant en considération le montant réellement demandé au locataire l’année passée. Pour faire ce calcul de charges locatives, le propriétaire doit reprendre le décompte des charges adressé par le syndic de copropriété et repérer la part locataire au sein de celui-ci. Les charges récupérables auprès du locataire sont définies par décret et peuvent être des charges de nature différente par exemple :

  • les taxes de balayage et la taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM) ;
  • les dépenses qui correspondent à des produits consommés par le locataire tels que l’eau, le gaz ou des produits d’entretien ;
  • les dépenses d’entretien des parties communes dont bénéficie le locataire.

Les régularisations des charges locatives

À la réception du décompte des charges reçu via le syndic de copropriété, le propriétaire peut constater soit un trop-perçu, soit un manque à percevoir. En fonction de la situation, le propriétaire peut ensuite demander ou opérer une régularisation. Dans le cas où il y a un trop-perçu, le montant à redonner au locataire peut être déduit d’un mois de loyer par exemple. Dans le cas où le locataire doit encore une partie des charges locatives à son propriétaire, il est possible pour le propriétaire de demander ce paiement des charges locatives durant une durée de trois années (délai fixé par la loi Alur de 2014 contre une durée précédente de cinq années).

Le locataire a de son côté la possibilité de contester cette régularisation des charges locatives. Ainsi, le propriétaire bailleur ou le syndic de copropriété doivent être en mesure d’apporter les justificatifs de calcul des charges locatives dans un délai d’un mois après la demande. Ce justificatif est important, car la jurisprudence considère que le locataire n’a l’obligation de payer cette régularisation de charges locatives qu’à partir du moment où il a été informé. Ainsi, face à une contestation de la part du locataire, le propriétaire doit être en mesure de prouver que le justificatif des charges locatives a bien été transmis.

Le calcul des charges locatives est donc un élément à prendre en considération pour le propriétaire, qui doit impérativement respecter la procédure décrite ci-dessus pour se donner le maximum de chances d’être dans la légalité vis-à-vis de son locataire.

Le saviez vous ?

Dans le cadre du mandat de gestion locative E-gérance, nos gestionnaires peuvent prendre en charge le règlement de vos charges de copropriété et effectuer chaque année la régularisation des charges locatives auprès de vos locataires. N’hésitez pas à contacter les conseillers E-gérance si vous souhaitez plus d’informations pour vous aider dans la gestion de votre location. 

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