Les charges récupérables, comment ça marche ?

Les charges récupérables, aussi connues sous le nom de charges locatives, sont des dépenses initialement supportées par le propriétaire bailleur mais qui sont en réalité partiellement ou totalement dues par le locataire. Pour se faire rembourser ces charges, le propriétaire dispose de deux options différentes : le versement de provisions pour charges avec régularisation annuelle ou le forfait.

Quelles sont les charges récupérables, comment ça marche?

Que le logement mis en location soit vide ou meublé, la liste des charges locatives récupérables est fixée de manière très réglementaire. Globalement, trois grandes catégories de dépenses sont concernées :

• les dépenses des services concernant le logement et l’usage de l’immeuble : employé d’immeuble ou gardien/concierge, frais de personnel d’entretien, opérations d’entretien des espaces verts, etc. ;
• les frais d’entretien courant et de petites réparations dans les parties communes de l’immeuble : entretien des parties communes intérieures et extérieures (électricité, eau, achat de produits d’entretien ou de jardinage, exploitation de l’ascenseur ou monte-charge, réparation des fuites sur joints…) ;
• les taxes locatives dues par le locataire (comme la taxe d’enlèvement des ordures ménagères, la redevance assainissement ou encore la taxe de balayage). Si elles sont réglées par le propriétaire, qui voit les taxes figurer sur son avis de taxe foncière, elles peuvent faire l’objet d’un remboursement par le locataire au prorata temporis.

Concernant les installations individuelles, les charges récupérables, qui sont donc à la charge du locataire, concernent le chauffage et la production d’eau ainsi que la distribution d’eau dans les parties privatives (dépannage, réglage de débit et température, remplacement de joints…). Enfin, concernant l’électricité dans le logement, il revient au locataire de régler les factures directement, en souscrivant un contrat auprès d’un fournisseur d’énergie.

À l’inverse, certaines charges sont non récupérables, ce qui signifie que seul le propriétaire doit assumer ces dépenses concernant le logement loué. C’est notamment le cas pour :

• les dégradations occasionnées par la vétusté du logement ou des équipements ;
• les dégradations provoquées par des intempéries ;
• les charges qui valorisent l’immeuble ou le bien loué ;
• le remplacement de certains éléments essentiels dans le logement : toit, gouttières, cheminée, volets, portes, etc.

Comment réclamer les charges récupérables au locataire ?

Dans le cas d’une location vide, le paiement des charges récupérables se fait par provisions, avec une régularisation annuelle. Cela signifie que, chaque mois, le locataire paie une avance d’un montant fixé en fonction des montants constatés lors de la dernière régularisation des charges.

Ensuite, une fois par an, lors de la régularisation des charges récupérables, le propriétaire fait le point sur la différence entre les provisions et les dépenses réelles. En cas de provisions inférieures aux dépenses réelles, il demande un complément au locataire. Dans le cas inverse, il doit reverser le trop-perçu.

Dans le cas d’une location meublée, le paiement par provision peut également s’appliquer. Sinon, si le bail le prévoit ou s’il s’agit d’un bail mobilité, le propriétaire peut appliquer un paiement par forfait. Le montant du forfait, réglé en même temps que le loyer, doit alors être inscrit dans le bail et peut être révisé chaque année aux mêmes conditions que le loyer principal. En revanche, il ne peut donner lieu à aucune régularisation : aucun complément ou trop-perçu ne peut être versé en cas de différence entre le montant du forfait et le montant des dépenses réelles.

L'importance de bien gérer tous les frais

Pour pouvoir récupérer toutes les charges locatives qui lui sont dues, le propriétaire doit pouvoir justifier chaque montant réclamé. Concrètement, chaque année, vous devez donc adresser à votre locataire un décompte précis des charges concernées un mois avant la régularisation annuelle des charges récupérables. Il faut également inclure :

• une note d’information sur le mode de calcul appliqué pour le chauffage et la production d’eau ;
• un document expliquant le mode de répartition entre les locataires dans le cas où le logement est situé dans un immeuble collectif.

Chaque poste de dépense doit alors être clairement renseigné et établi, afin de permettre au locataire de vérifier que les charges qui lui sont réclamées lui sont bien imputables et afin de suivre une éventuelle variation des frais d’une année sur l’autre. Pendant les six mois qui suivent l’envoi de ce décompte, le propriétaire a ensuite l’obligation de tenir l’ensemble des documents attestant des montants réclamés à disposition du locataire.