Départ du locataire : la retenue pour les charges locatives

Au moment de l’entrée dans les lieux d’un locataire, le propriétaire demande un dépôt de garantie qui couvre l’ensemble des dégâts et travaux éventuels du bien durant la période d’occupation du logement. Ce dépôt de garantie peut également jouer un rôle dans la perception des charges locatives puisque le propriétaire peut retenir jusqu’à 20 % de celui-ci au moment du départ du locataire et jusqu’à l’obtention du décompte des charges locatives envoyé par le syndic de copropriété.

La retenue des charges locatives pour une location non meublée

Il convient tout d'abord de distinguer les charges locatives récupérables par le propriétaire auprès du locataire, et les charges qui ne le sont pas. Les premières concernent des charges souvent en rapport avec l’utilisation du logement, comme l’eau, si elle est gérée au niveau de la copropriété, ou l’entretien des espaces verts par exemple. Il convient également de préciser que le dépôt de garantie retenu au moment de la location a surtout pour vocation de couvrir les dégâts et travaux générés par la présence du locataire. Ces dégâts et travaux sont différents des charges locatives et le formalisme à appliquer n’est pas le même.

Dans le cas où vous louez un logement vide, vous n’aurez pas le choix sur le système à appliquer pour le calcul des charges locatives. En effet, le système de calcul des charges locatives sera le système "au réel" qui consiste à percevoir chaque mois une provision sur charges locatives fixée au regard du montant réellement constaté l’année passée. Cette provision sera ensuite ajustée au moment de la réception du montant effectif des charges locatives. La retenue pour charges concerne donc cette régularisation de charges locatives qui s’opère quelquefois après le départ du locataire.

Dans ce cadre, la loi Alur autorise le propriétaire à conserver jusqu’à 20 % de la retenue de garantie au moment du départ du locataire, et ce, dans l’attente de l’obtention du décompte annuel des charges locatives. En effet, il est compliqué pour un propriétaire de garder le contact avec un locataire parti. Ainsi, la loi Alur a comblé un certain vide juridique sur cette question de la régularisation des charges locatives post-départ du locataire en autorisant donc formellement la possibilité de retenir jusqu’à 20 % du montant de la retenue de garantie initiale.

La retenue des charges locatives pour une location meublée ou une colocation

Si vous louez un logement en meublé, ou si vous louez un logement vide sous le format de la colocation, vous avez le choix, en tant que propriétaire, entre le régime des charges au réel ou le régime forfaitaire. Ce choix doit être effectué au moment de la signature du bail afin de l’inclure dans ce dernier. Ainsi, les deux parties prenantes au bail auront parfaitement conscience des modalités retenues sur les charges locatives.

Si le régime retenu est celui "au réel", le traitement de la retenue de garantie est le même que celui appliqué dans le cadre d’une location vide. Le propriétaire pourra ainsi retenir jusqu’à 20 % du montant de la retenue de garantie en vue de régulariser les charges locatives après le départ du locataire.

Si le régime retenu est le régime forfaitaire, il n’est pas possible pour le propriétaire de conserver une partie de la retenue de garantie pour une éventuelle régularisation des charges. En effet, les charges locatives sont inscrites dans le montant forfaitaire prélevé mensuellement. Avec cette formule, le propriétaire ne se donne pas la possibilité d’effectuer une régularisation a posteriori et il est donc important de bien calibrer ce montant forfaitaire en respectant toutefois un montant non disproportionné.

Comment gérer efficacement la retenue des charges locatives avec votre locataire ?

Les relations entre propriétaire et locataire ne sont jamais très simples au moment du départ du locataire. En effet, le propriétaire est souvent dans une position délicate puisqu’il ne connaît pas exactement le montant qu’il devra demander à son locataire. Néanmoins, la loi Alur a simplifié son positionnement en lui offrant deux possibilités :

• soit retenir une partie du dépôt de garantie en respectant la limite de 20 % de ce dépôt et en espérant que les dégâts et travaux générés par le locataire ne représentent pas l’ensemble de ce dépôt de garantie ;
• soit trouver un commun accord sur le montant à verser par le locataire et ainsi solder immédiatement le compte de ce dernier.

Dans tous les cas, nous vous conseillons de particulièrement bien vous pencher sur le calcul des charges locatives afin d’appliquer une provision sur charges au plus près de ce qui sera normalement demandé au locataire. Ainsi, les montants en jeu seront particulièrement faibles, ce qui simplifiera vos relations au moment de la fin du bail de votre locataire.