Louer un appartement : les documents à demander dans le dossier du locataire

En tant que propriétaire bailleur, vous vous apprêtez à mettre en location un appartement. Vous voulez bien évidemment être sûr de choisir le bon locataire, afin de ne pas risquer de futurs impayés. C’est pourquoi vous devez porter une attention particulière aux documents compris dans le dossier de location que vous demandez à vos locataires potentiels. Attention, que les candidats à la location de votre bien aient une confortable situation en CDI ou soient étudiants, vous ne pouvez pas exiger qu’ils vous fournissent n'importe quel document pour justifier de leur situation : dans le cadre de la loi ALUR, une liste très précise a été fixée par décret. Dans cet article, nous vous précisons également quels sont les justificatifs que vous êtes autorisé à demander aux garants de vos locataires, qui doivent être joints au dossier de location.

LOCATION D’UN APPARTEMENT : LES ÉVOLUTIONS DEPUIS LA LOI ALUR

Auparavant, il existait une liste de documents qu'un propriétaire souhaitant louer un appartement ne pouvait pas demander à ses futurs locataires. Depuis la loi ALUR, celle-ci a été remplacée par une liste exhaustive des pièces justificatives pouvant être exigées par un bailleur dans un dossier de location. Sont donc interdites toutes les pièces qui n'y figurent pas.

Parue dans un décret du 5 novembre 2015, cette liste est en vigueur depuis le 8 novembre 2015. Elle s'applique à tous les logements du parc privé loués vides ou meublés, qu'ils soient mis en location sans agence par le propriétaire, ou que la location soit gérée par un professionnel de l'immobilier.

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LES DOCUMENTS DU DOSSIER DE LOCATION POUVANT ÊTRE DEMANDÉS PAR LE PROPRIÉTAIRE

Les documents qu’un propriétaire est en droit de demander à un locataire potentiel pour justifier sa situation se classent en différentes familles : les pièces liées à l’identité, les pièces liées à l’ancien logement, les pièces liées à la profession et les pièces liées aux ressources.

Les pièces liées à l'identité et à la situation du locataire

Afin de vous assurer de l'identité des candidats à la location de votre appartement, vous êtes en droit de leur demander une pièce justificative avec photo en cours de validité, parmi les suivantes :

• carte nationale d'identité, passeport ou permis de conduire (français ou étrangers) ;
• document justifiant du droit au séjour du candidat à la location étranger sur le sol français (carte de séjour temporaire, carte de résident, carte de ressortissant d’un état membre de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen).

Les documents liés à l'ancien logement du locataire

En termes de justificatif de domicile, vous n'êtes autorisé à demander qu'une seule pièce à vos futurs locataires. Cela peut être :

• leurs trois dernières quittances de loyer (ou, à défaut, une attestation de leur précédent bailleur précisant qu'ils sont à jour dans le paiement de leurs loyers et charges) ;
• une attestation d’élection de domicile établissant leur lien avec un organisme agréé au titre de l’article L. 264-2 du Code de l’action sociale et des familles ;
• une attestation sur l'honneur établie par leur hébergeant, précisant qu'ils habitent bien chez lui ;
• leur dernier avis de taxe foncière ou le titre de propriété de leur résidence principale, s'ils sont propriétaires.

Les justificatifs liés à la profession et aux ressources du locataire

Pour connaître la situation professionnelle des candidats à la location de votre appartement, vous pouvez exiger qu'ils vous présentent plusieurs documents parmi :

• un contrat de travail ou de stage (ou, à défaut, une attestation de l'employeur précisant l'emploi, la rémunération, la date d'entrée en fonction et la durée de la période d'essai) ;
• un extrait K ou Kbis du RCS datant de moins de trois mois (dirigeants d'entreprises commerciales), un extrait D1 original du registre des métiers de moins de trois mois (artisans), une copie du certificat d'identification de l'Insee (travailleurs indépendants), une copie de la carte professionnelle (professions libérales) ou toute pièce récente attestant d'une activité (autres professionnels) ;
• une carte d'étudiant ou un certificat de scolarité pour l'année en cours.

Afin de vous assurer de louer un appartement à un locataire solvable, vous pouvez enfin demander un ou plusieurs documents parmi :

• le dernier ou avant-dernier avis d'imposition ou de non-imposition;
• le dernier avis d'imposition à l'impôt ou aux impôts qui tiennent lieu d'impôt sur le revenu dans un État ou territoire étranger, si le locataire perçoit tout ou partie de ses revenus à l’étranger ;
• les trois derniers bulletins de salaire ;
• un justificatif de versement d'indemnités de stage ;
• les deux derniers bilans ou une attestation de ressources pour l'exercice en cours délivré par un comptable (professions non salariées);
• un justificatif de versement des indemnités, retraites, pensions, prestations sociales et familiales et allocations touchées sur les trois derniers mois émanant de l’établissement payeur (ou un justificatif d’ouverture des droits);
• une attestation de simulation d'aide au logement ou une simulation établie par le locataire ;
• un avis d'attribution de bourse étudiante ;
• le titre de propriété d'un bien immobilier ou le dernier avis de taxe foncière ;
• un justificatif de revenus fonciers, rentes viagères ou revenus de valeurs et capitaux mobiliers.

QUELS DOCUMENTS PEUT DEMANDER LE BAILLEUR AUX GARANTS DES LOCATAIRES ? 

Dans un dossier de location, en plus des justificatifs relatifs à la situation du locataire, vous pouvez demander à ce que soient inclus des documents attestant de la situation du ou des garants de ce locataire. En effet, dans le cas où vous exigez que vos locataires potentiels vous présentent une caution, vous devez vous assurer de la légitimité et de la solvabilité des garants.

La liste des pièces justificatives que vous êtes en droit d’exiger d’un garant est similaire à celle du locataire. Elle est également exhaustive.

En pratique, vous pouvez demander au garant :

• un justificatif d’identité (carte d’identité, passeport ou permis de conduire français ou étranger) ;
• un justificatif de domicile (dernière quittance de loyer, facture d’énergie de moins de trois mois, attestation d’assurance logement de moins de trois mois, dernier avis de taxe foncière ou titre de propriété de la résidence principale) ;
• un ou plusieurs justificatifs de situation professionnelle (mêmes justificatifs que le locataire) ;
• un ou plusieurs justificatifs de revenus (mêmes justificatifs que le locataire).

À ces documents du dossier de location pour la caution, s’ajoute un engagement de caution solidaire rempli et signé par le garant. 

LOUER UN APPARTEMENT EN DEMANDANT DES DOCUMENTS INTERDITS : LES RISQUES

Ne demandez jamais aux candidats à la location de votre appartement d’insérer dans leur dossier de location des documents exclus de la liste fixée par la loi ALUR : vous risqueriez une amende pouvant atteindre 3 000 € pour un particulier et 15 000 € pour une personne morale (SCI…), selon la gravité des faits.

Parmi les pièces à ne surtout pas exiger dans un dossier de location, que ce soit pour le locataire ou pour les garants, on peut citer :

• la carte Vitale ;
• des relevés de compte bancaire ou postal ;
• une attestation de bonne tenue d’un compte bancaire ;
• une autorisation de prélèvement automatique ;
• une attestation d'absence de crédit en cours ;
• un jugement de divorce ;
• un contrat de mariage ;
• un certificat de concubinage ;
• un dossier médical ;
• un extrait de casier judiciaire ;
• une photo d’identité (autre que celle présente sur le justificatif d’identité) ;
• et, en général, tout document relevant de la vie privée du locataire.