Se préparer à l’état des lieux : ce qu’il faut savoir

L’état des lieux permet de mettre en évidence les dégradations imputables au locataire et de justifier légalement une retenue sur le dépôt de garantie. Comment préparer un état des lieux ? Faut-il prévoir un pré-état des lieux à la sortie ? Que se passe-t-il si le propriétaire ne peut pas se présenter en personne ? E-gérance vous répond.

Les points à respecter pour préparer un état des lieux

L’état des lieux est généralement dressé à l’amiable entre le propriétaire et le locataire lors de la remise des clés et de la sortie. On parle de la réalisation d’un état des lieux contradictoire dans le sens où il implique la présence des deux parties liées dans le bail de location. Cette étape est cruciale, car c’est elle qui permet au propriétaire bailleur de savoir si des réparations ou des travaux dans le bien loué sont nécessaires et de déterminer qui, de lui ou du locataire, sera en charge de les payer. L’état des lieux revient, en effet, à dresser l’état précis du logement dans son intégralité.

Pour établir votre état des lieux en bonne et due forme :

1. Procurez-vous un modèle d’état des lieux conforme au décret du 30 mars 2016 relatif à la loi Alur, incluant l’inventaire des clés et les relevés de compteurs. Si vous souhaitez en mettre une en place avec votre locataire, procurez-vous aussi une grille de vétusté. Celle-ci permettra, par la suite, d’établir plus efficacement et plus simplement les dégradations imputables au locataire et celles dues à l’usure normale du logement ; 
2. Prévoyez si possible le rendez-vous en journée : il est plus difficile d’évaluer l’état d’un logement lorsqu’il fait nuit. Assurez-vous de disposer d’assez de temps pour ne pas devoir bâcler l’état des lieux. Sachez, en moyenne, qu’un état des lieux correctement rempli demande entre 1h30 et 2 heures ;
3. Veillez à ce que le logement soit alimenté en électricité, eau et gaz pour tester l’ensemble des équipements ;
4. Si vous souhaitez relouer le logement rapidement, convenez d’un rendez-vous un mois avant le départ du locataire pour effectuer un pré-état des lieux. Ce constat, purement indicatif, vous permettra de déterminer les réparations nécessaires et de les entreprendre rapidement.
5. Prendre des photos de chaque pièce du logement et de chaque défaut pendant l’état des lieux vous permettra de constituer des preuves incontestables en cas de conflit avec le locataire (à condition que ces photos soient datées et signées par vous et le locataire). Avant de vous rendre dans le logement pour réaliser l’état des lieux, vérifiez que vous avez bien glissé votre smartphone ou votre appareil photo dans votre sac pour pouvoir prendre ces clichés.

Que faire en cas d’absence pour un état ou un pré-état des lieux ?

Plusieurs raisons peuvent expliquer l’absence du propriétaire bailleur à l’état ou au pré-état des lieux :

• une impossibilité de se déplacer ;
• une maladie ou une blessure ;
• un voyage ou des obligations professionnelles ;
• un emploi du temps incompatible avec celui du locataire ;
• une domiciliation trop éloignée du logement loué 
• etc.

Si vous ne pouvez pas être présent pour effectuer un état des lieux, il est capital de procéder à une sous-traitance de l’état des lieux afin que les deux parties soient bien représentées lors de cette étape et pour que le document qui en résulte soit conforme aux exigences de la loi française.

Vous pouvez mandater l’agent immobilier ou l’administrateur qui s’occupe de votre gestion locative pour vous représenter. Dans ce cas, la prestation sera vraisemblablement payante, avec un prix fixé à la fois en fonction des caractéristiques du logement et du mandataire. Dans le cadre de l’état des lieux d’entrée, il vous sera possible de faire payer en partie le locataire (pas plus de 3 euros par mètre carré de surface habitable, avec une part qui ne dépasse pas la vôtre). En revanche, pour un état des lieux de sortie, vous serez, en tant que propriétaire, le seul à financer l’opération.

Si vous n’avez pas recours à la gestion locative, vous pouvez donner procuration à un tiers. Il vous suffit de rédiger une lettre de procuration, qui portera la signature des deux parties (la vôtre et celle du tiers) et sera présentée au moment de l’état des lieux. Prenez bien soin de sélectionner quelqu’un en qui vous avez une grande confiance et qui a des connaissances en matière d’immobilier, puisque cette personne engagera votre responsabilité en signant l’état des lieux à votre place.

Enfin, vous pouvez choisir de faire appel à un professionnel certifié comme un huissier, qui aura l’avantage d’avoir un regard juste et expert sur l’état du logement.

Absence d’état des lieux : quelles conséquences ?

Si aucun état des lieux n’a pu être établi par votre faute (si vous avez refusé de vous présenter au rendez-vous convenu avec votre locataire, par exemple), vous ne pourrez mettre aucune dégradation sous la responsabilité du locataire si vous ne pouvez démontrer que vous lui avez délivré un logement en bon état d’usage. En d’autres termes, vous ne pourrez retenir aucune somme sur le dépôt de garantie même en présence d’éventuelles dégradations, sauf si vous pouvez apporter des preuves permettant de dater avec certitude la survenance des dégradations (avec l’appui de photos, notamment).

S’il est prouvé que l’absence d’état des lieux n’est pas délibérée, mais due à une négligence de votre part et du locataire, ce dernier sera présumé avoir reçu le logement en bon état.

En cas d’absence d’état des lieux de sortie, qui signifie que le locataire est présumé avoir rendu le logement dans le même état que celui qui était stipulé dans l’état des lieux d’entrée, vous disposez d’un délai d’un mois maximum pour lui restituer l’intégralité de son dépôt de garantie, à moins de pouvoir prouver irréfutablement qu’il a causé des dommages dans le logement et qu’il doit financer des réparations. En cas de retard de remboursement, vous serez exposé à une majoration au profit du locataire, correspondant à 10 % du loyer mensuel par mois de retard.