Modèles de documents

Quittance de loyer : modèle gratuit à télécharger

En tant que propriétaire bailleur, vous avez l’obligation de remettre une quittance de loyer à votre locataire, dès lors que celui-ci en fait la demande. En quoi consiste exactement la quittance de loyer ? Quelle est sa portée juridique ? E-Gérance fait le point et vous propose de télécharger une quittance de loyer vierge, pour être prêt à accomplir cette démarche !

 

L’essentiel du dossier :

  • Comprendre l'intérêt d'une quittance de loyer
  • Les mentions légales à intégrer à ce document
  • Télécharger un modèle de quittance de loyer gratuit
  • Mesurer la portée juridique de la quittance de loyer 

 

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 La quittance de loyer : définition et obligation

 

Qu’est-ce qu’une quittance de loyer ?

Une quittance de loyer est un document écrit remis au locataire, par lequel le bailleur (ou son mandataire) atteste avoir reçu le paiement intégral du loyer et des charges pour un mois donné. Il peut s’agir du mois qui vient de s’écouler comme d’une période remontant à plusieurs mois, voire plusieurs années. Son émission s’applique aux locations vides et aux locations meublées dont le bail a été signé après le 27 mars 2014.

 

Une quittance de loyer rassemble l’intégralité des sommes versées par le locataire. Ainsi, si ce dernier vous règle une participation mensuelle relative à des travaux d’économie d’énergie engagés par vos soins dans son logement ou dans les parties communes, celle-ci doit être précisée dans la quittance de loyer, à part du loyer et des charges.

 

Par ailleurs, si vous avez souscrit une assurance multirisque habitation pour le compte de votre locataire (dans le cas où il n’ait pas été en mesure de vous fournir une attestation d’assurance), la prime est récupérable sur le loyer et vous devez indiquer le montant mensuel remboursé par le locataire sur la quittance.

 

Êtes-vous obligé d’émettre une quittance à votre locataire ?

En tant que propriétaire, vous n’êtes pas obligé de transmettre une quittance de loyer à votre locataire, sauf si celui-ci vous en fait expressément la demande par courrier (à l’aide d’une lettre simple ou recommandée avec accusé de réception). Le locataire peut renouveler cette demande pour chaque loyer réglé, et donc chaque mois s’il le souhaite. Il peut également d’emblée vous demander de lui transmettre une quittance de loyer chaque mois à compter de la réception de son courrier.

 

Sachez que l’article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 vous oblige à fournir ce document gratuitement à votre locataire : vous n’avez le droit ni de lui facturer des frais d’émission ou d’envoi (frais d’affranchissement, etc.) ni d’inclure dans le bail une clause lui faisant supporter des frais de quittance.

 

QUE RISQUEZ-VOUS SI VOUS REFUSEZ DE TRANSMETTRE UNE QUITTANCE DE LOYER À VOTRE LOCATAIRE ?

La transmission d’une quittance de loyer à un locataire qui en fait la demande étant une obligation légale, vous ne pouvez vous y soustraire sous aucun prétexte.

·     Si vous ne transmettez pas de quittance pour un mois donné au locataire qui en a fait la demande, le locataire est en droit de vous envoyer une mise en demeure par courrier recommandé avec avis de réception.

·     Si vous n’accédez toujours pas à sa demande, il peut saisir le tribunal d’instance pour obtenir une injonction de faire. Dans ce cadre, le juge vous ordonnera de délivrer la quittance de loyer dans un délai déterminé.

·     Une amende pour chaque jour de retard peut être prévue si vous ne transmettez pas la quittance dans le délai accordé par le tribunal. Sachez que si l’absence de quittance de loyer pose un préjudice au locataire (impossibilité de percevoir des aides sociales par manque de ce justificatif, par exemple), vous pouvez en plus être condamné à lui verser des dommages et intérêts.

 

Quelle différence entre une quittance et une attestation de loyer ?

La quittance de loyer est à distinguer d’une simple attestation de loyer, aussi appelée "lettre de paiement de loyer".

 

Celle-ci a pour but de prouver que votre locataire est bien à jour dans le paiement du loyer et des charges pour une période donnée, qui peut s’étaler sur plusieurs mois. Elle est généralement demandée par le locataire qui cherche un nouveau logement, en vue de prouver son sérieux et sa bonne foi à son futur bailleur.

 

Contrairement à la quittance de loyer, l’émission d’une attestation de loyer n’est pas obligatoire : vous ne risquez rien si vous refusez de rédiger ce document.

 

Une autre distinction est à faire avec l’attestation de loyer destinée à la CAF. Celle-ci doit obligatoirement être fournie par le propriétaire à la Caisse d’allocations familiales chaque année, en tant que preuve du loyer et des charges réglées par le locataire bénéficiaire d’une aide au logement (APL…).

 

Contenu et forme de la quittance de loyer

 

Quelles sont les mentions obligatoires dans une quittance de loyer ?

Comme vous le remarquerez dans la quittance de loyer vierge que nous mettons à votre disposition, ce document doit obligatoirement comporter certaines mentions. À savoir :

  • le nom et l’adresse du locataire ;
  • la date d’émission ;
  • le mois correspondant au paiement effectué ;
  • le montant total des sommes versées, avec une distinction faite entre le montant du loyer et celui des charges (qu’il s’agisse d’une provision sur charges ou d’une somme forfaitaire).

 

Quelle forme prend la quittance de loyer ?

La quittance de loyer prend la forme d’une simple lettre. Elle est établie par vos soins ou par votre représentant, si votre logement fait l’objet d’une gestion locative. S’il est généralement envoyé par courrier, ce document peut aussi être transmis par fax ou par e-mail (avec l’accord express du locataire dans ce dernier cas). Vous pouvez rédiger vous-même ce document ou vous aider de notre quittance de loyer vierge.

 

Téléchargez notre modèle de quittance de loyer vierge au format PDF >

 

Quand envoyer la quittance de loyer ?

Vous pouvez envoyer votre quittance de loyer à votre locataire à la date de votre choix une fois l’intégralité du loyer et des charges acquittée. En pratique, elle est généralement adressée à la réception du chèque ou du virement de votre locataire, en même temps que l’avis d’échéance du mois suivant.

 

L’utilité et la portée juridique de la quittance de loyer

 

Un document uniquement utile pour le locataire

La quittance de loyer ne présente pas d’utilité particulière pour vous en tant que propriétaire bailleur. C’est pour votre locataire qu’elle revêt une grande importance :

  • en lui permettant d’attester qu’il paye régulièrement son loyer dans le cadre d’une demande d’aide au logement;
  • en lui servant de justificatif de domicile pour certaines démarches administratives (demande d’une carte d’identité ou d’un passeport, d’une carte grise pour son véhicule, etc.);
  • en lui permettant de prouver son sérieux concernant le règlement du loyer auprès d’un futur propriétaire s’il cherchait à déménager.

 

La portée juridique d’une quittance de loyer

Sachez que votre locataire peut utiliser ses quittances de loyer afin de prouver sa bonne foi concernant le règlement du loyer et des charges devant un tribunal, s’il venait à entrer en litige avec vous en cas de loyers impayés. À ce titre, il est essentiel de ne jamais délivrer une quittance de loyer à votre locataire s’il ne vous a réglé qu’une partie de son loyer et/ou de ses charges pour un mois donné : vous vous priveriez ainsi de tout recours s’il ne vous payait finalement pas la créance totale. Vous êtes néanmoins tenu de lui délivrer un reçu pour la somme versée, en cas de paiement partiel.

Le saviez vous ?

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